How to go to Project Hell - Wege in die Projektkrise
Für das Projekt stehen keine ausreichenden Ressourcen zur Verfügung / Key Ressourcen fallen aus
Zu Beginn eines Projektes sind die Ressourcen, die man für die geplante Projektabwicklung benötigt, meist vorhanden. Durch Änderungen werden aber oft zusätzliche oder neue Ressourcen benötigt.
Oft stellt sich auch erst im Laufe der Projektarbeit heraus, dass man die Komplexität unterschätzt hat und mehr Ressourcen als angenommen benötigt. Mitarbeiter können krank werden, manche kündigen zwischenzeitlich selbst und auch das Thema Karenz kann (mittlerweile auch bei Männern) schlagend werden. Oft sind Mitarbeiter auch in anderen Projekten tätig, werden diese Projekte dann kurzfristig höher priorisiert als Ihres, geht das auf Ihre (Projekt)Kosten. Zwingende Linientätigkeiten sind meist auch bevorzugt vor Projektaktivitäten abzuarbeiten (hier tritt der klassische Konflikt Linie vs. Projekt ein). Auch unternehmensweite Sparprogramme sind nicht zu unterschätzen: Budgets werden reduziert, Planstellen gestrichen und manchmal auch Mitarbeiter abgebaut. Die Auswirkungen spüren Sie dann direkt im Projekt.
SO WENDEN SIE DIES AB
Identifikation der Keyplayer
Identifizieren Sie Ihre Keyplayer im Projekt, bei denen Sie wissen, dass diese bei Ausfall auf Grund Ihres Know-hows nur schwierig ersetzbar sind. Was bedeutet es für das Projekt, wenn einer dieser Keyplayer ausfällt? Dass Sie sich bewusst sind, wer Ihre Keyplayer sind und welche Auswirkungen ein Ausfall verursacht, ist ein erster wichtiger Schritt. Klären Sie, ob und wie diese Keyplayer auf Grund Ihrer Linientätigkeiten oder anderer Projekte verfügbar sind. Vergessen Sie dabei nicht, geplante Urlaube, Weiterbildungsmaßnahmen, aber auch ungeplante Abwesenheiten zu berücksichtigen.
Planung der benötigten Ressourcen
Planen Sie für diese Keyplayer möglichst genau - am besten auf Monatsbasis – wie viel Zeit sie für das Projekt benötigen. Basis für diese Abschätzung ist der Projektplan mit seinen Arbeitspaketen. Lassen Sie die Keyplayer auch selbst schätzen. Diese wissen meist sehr gut, wie viel Zeit sie für ihre Tätigkeiten im Projekt benötigen. Im Zweifel schätzen Sie die Aufwände gemeinsam oder holen sich noch einen weiteren Experten dazu.
Vergleich - was fehlt?
Dann vergleichen Sie die verfügbare Zeit (Ist) mit den geplanten Aufwänden im Projekt (Soll). Meist werden Sie feststellen, dass es Zeiträume gibt, in denen manche Keyplayer nicht ausreichend verfügbar sind. Der Worst Case besteht darin, dass Ihre Keyressourcen generell zu wenig Zeit für das Projekt haben. Jetzt ist es an der Zeit dieses Thema bei Ihrem Projektauftraggeber - oder gleich im Lenkungsausschuss des Projektes - anzusprechen. Dokumentieren Sie die "Differenzen" zwischen Ist- und Soll-Verfügbarkeit und zeigen Sie auf, welche Auswirkungen dies auf die Projektarbeit hat.
Anpassungen vornehmen
In der Regel müssen Sie entweder Inhalte streichen oder Termine nach hinten schieben. Zeigen Sie aber nicht nur das Problem auf, sondern bereiten Sie auch konkrete Lösungsvorschläge zur Diskussion vor. Fordern Sie eine Lösung für das Ressourcenthema ein, z.B. Freispielen der Mitarbeiter in anderen Projekten, Einstellung neuer Mitarbeiter, Beiziehung von externen Kräften, etc. oder eine Anpassung der Projektplanung (Inhalte, Termine) an die Ressourcensituation. Lassen Sie sich nicht überreden es "einmal zu versuchen". Am Schluss stehen Sie dann wieder vor den gleichen Ressourcenproblemen, nur haben Sie dann viel Zeit verloren, die nicht mehr aufzuholen ist. Fachexperten mit Spezial Know-how kurzfristig zu rekrutieren ist meist nicht möglich oder aber mit hohen Kosten verbunden.
Motivieren Sie Ihre Projektmitarbeiter!
Wenn sich als Ergebnis des Ist-Soll-Vergleichs herausstellt, dass Ihre Keyplayer ausreichend für das Projekt verfügbar sind schätzen Sie sich glücklich. Aber überlegen Sie anschließend, was Sie als Projektleiter tun können, damit sich diese Mitarbeiter möglichst wohl fühlen, motiviert bleiben und gerne für Ihr Projekt arbeiten. Nehmen Sie gegebenenfalls auch mit deren Vorgesetzten in der Linie Kontakt auf, und schaffen Sie Bewusstsein für dieses Thema. Ziel muss es sein, zu verhindern, dass Keyplayer aus Frust, wegen chronischer Arbeitsüberlastung, mangelnder Motivation oder fehlender Wertschätzung den Entschluss fassen, das Unternehmen - und damit auch Ihr Projekt - zu verlassen. Wenn es trotzdem passiert - ganz können Sie das nie ausschließen - sollten Sie zumindest schon einen Plan B im Kopf haben, damit Sie von so einer Situation nicht ganz kalt erwischt werden.
Es gibt viele Faktoren, um ein Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen. Basis ist immer eine saubere Planung, damit man auftauchende Stolpersteine im Projektverlauf überwinden kann. Doch frei nach Erich Kästner: Auch aus Steinen, die dir in den Weg gelegt wurden, kannst du etwas Schönes bauen. Und so sollten gerade die schwierigen Bereiche in Projekten als willkommene Herausforderung und Chance gesehen werden, neue Erfahrungen zu sammeln und beim nächsten Mal nicht mehr in dieselben Fallen zu tappen. Denn Scheitern ist keine Schande, Liegenbleiben schon.
Autor: domendos consulting