How to go to Project Hell - Wege in die Projektkrise
Wichtige Stakeholder im Projekt werden ignoriert
Es gibt immer einflussreiche Personen, die großes Interesse am Verlauf und Ergebnis des Projektes haben. Dies ist in erster Linie positiv zu sehen. Leider verfolgen die Stakeholder aber oft unterschiedliche Zielsetzungen, sodass nicht alle Interessen im Einklang mit den definierten Projektergebnissen stehen. Die daraus resultierenden Konflikte sind eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement. Worst Case für das Projekt sind mächtige Stakeholder, die ein Interesse am Scheitern des Projektes haben. Dies wird natürlich nie offen so gesagt. Es geht dabei meist um die klassischen „Machtspiele“ in einer Organisation, oft sind aber auch persönliche Eitelkeiten und offene alte Rechnungen der Grund dafür.
Je mehr Veränderung ein Projekt in eine Organisation bringt, desto mächtigere Stakeholder werden auftauchen. Wenn diese Stakeholder nicht laufend in das Projekt eingebunden werden, dann werden sie Mittel und Wege finden, sich über andere Kanäle Informationen zum Projekt zu holen - die nicht immer richtig sein müssen- aber auch Einfluss auf das Projekt auszuüben.
SO WENDEN SIE DIES AB
Wer will was? Loten Sie aus, welche Stakeholder welche Interessen verfolgen und vor allem warum. Oft liegen die unterschiedlichen Zielsetzungen der Stakeholder gar nicht so weit auseinander, wie es auf den ersten Blick scheint. Analysieren Sie, welchen Einfluss jeder Stakeholder auf das Projekt ausüben kann. Vergessen Sie dabei auch nicht zu berücksichtigen, welche Seilschaften, Verbindungen und Netzwerke unter den Stakeholder bestehen. Die formale Macht ist nicht immer das ausschlaggebende Kriterium. Ein ausgezeichnetes Instrument um dieses Macht- und Interessensgefüge zu analysieren ist die „Kraftfeldanalyse“.
Einbindung ist das Um und Auf Sorgen Sie dafür, dass sich alle wichtigen Stakeholder im Projektlenkungsausschuss befinden. Ist das nicht möglich, z.B. weil es zu viele sind, etablieren Sie zusätzliche Gremien – z.B. ein Sounding Board - damit diese Personen eine Möglichkeit haben, ins Projektgeschehen aktiv eingebunden zu sein. Unternehmen Sie alles, um offene Information und Diskussion zu ermöglichen. Zeigen Sie das Verbindende aus den Erwartungen der Stakeholder auf und holen Sie sich von allen ein Committment dazu ein. Am besten gemeinsam.
Finger weg von Intrigen Halten Sie sich aus den „Machtspielen“ heraus und lassen Sie sich nicht dafür instrumentalisieren. Hier können Sie nur verlieren. Wenn Sie so mächtig wären, um mit „Macht“ die Projektinteressen durchzusetzen, dann wären Sie nicht Projektleiter, sondern entweder Auftraggeber oder irgendwo in der Vorstandsetage Ihres Unternehmens. Außerdem, sobald Sie selbst „Mitspieler“ sind, können Sie nicht mehr neutral und im Sinne des Projekts agieren.
Zaubermittel Transparenz Das mächtigste Instrument, das Sie haben, ist Transparenz. Schaffen Sie Transparenz auf allen Ebenen. Welche Entscheidungen wurden getroffen und warum? Wie sieht der konkrete Vorgehensplan aus? Welche Probleme gibt es und warum? Welche Risiken bestehen und mit welchen Auswirkungen ist bei Risikoeintritt zu rechnen? Scheuen Sie sich auch nicht, die unterschiedlichen Interessen der Stakeholder anzusprechen. Nur so können Sie sicherstellen, dass darüber diskutiert wird, wie man sie unter einen Hut bringen kann bzw. welche Kompromisse man eingehen muss.
Es gibt viele Faktoren, um ein Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen. Basis ist immer eine saubere Planung, damit man auftauchende Stolpersteine im Projektverlauf überwinden kann. Doch frei nach Erich Kästner: Auch aus Steinen, die dir in den Weg gelegt wurden, kannst du etwas Schönes bauen. Und so sollten gerade die schwierigen Bereiche in Projekten als willkommene Herausforderung und Chance gesehen werden, neue Erfahrungen zu sammeln und beim nächsten Mal nicht mehr in dieselben Fallen zu tappen. Denn Scheitern ist keine Schande, Liegenbleiben schon.
Autor: domendos consulting
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