How to go to Project Hell - Wege in die Projektkrise
Schlechtes Risikomanagement kann Ihr Projekt zu Fall bringen!
Risiken gehören zu Projekten wie das Amen im Gebet. Ohne Risiko gibt es nichts zu gewinnen. Ein Projekt ohne Risiko bietet somit auch keine Chancen und ist dadurch recht wertlos. Durch die Allgegenwart von Risiken in Projekten ist professionelles Risikomanagement eine klassische Kernaufgabe im Projektmanagement. Trotzdem scheitern Projekte immer wieder und im Nachhinein stellt sich heraus, dass man mit etwas profunderem Risikomanagement die meisten Probleme frühzeitig erkannt und lösen hätte können. Aber warum wird Risikomanagement in Projekten meist so zaghaft betrieben?
Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Projekte finden meist unter großem Zeitdruck statt, die Beteiligten haben sowieso schon alle Hände voll zu tun, von Risiken geschweige denn deren Management will niemand etwas wissen
- Projektrisiken liegen in der Zukunft, sind dadurch noch nicht wirklich greifbar und nur wenn sie eintreten gibt es unerwünschte Auswirkungen auf das Projekt – das macht es leicht, sie zu unterschätzen und zu verdrängen
- In vielen Unternehmen sind kritische Geister nicht gerne gesehen, kommen oft in die Schublade „Schwarzseher“ und werden karrieremäßig benachteiligt. Die Positivdenker werden bevorzugt! Die machen auch keine Probleme! Das führt zwangsläufig dazu, dass man es sich als Projektleiter sehr gut überlegt, auf welche Projektrisiken man das Management hinweist.
- Professionelles Risikomanagement kostet Zeit und damit Geld. Dieses wird mangels knapper Budgets lieber in die inhaltliche Arbeit gesteckt.
- Das Motto „wird schon gut gehen“ ist noch immer weit verbreitet.
Die Konsequenz ist, das Risikomanagement oft nur alibimäßig in homöopathischen Dosen betrieben wird. Viele Risiken werden einfach übersehen oder ignoriert. Tritt ein Risiko dann doch ein, trifft es das Projekt mit voller Wucht und komplett unvorbereitet, ähnlich einem Tsunami ohne Vorwarnung. Die negativen Auswirkungen sind dann meist gravierend, manchmal auch tödlich für ein Projekt.
So wenden Sie dies ab:
In der Planungsphase eines Projektes werden die Weichen für den weiteren Verlauf gestellt. Böse Zungen behaupten, mehr als 80 Prozent aller auftretenden Probleme im Projekt haben ihre Ursachen im Projektstart und hätten durch die richtige Anwendung einer Projektmanagement-Methodik vermieden werden können. Eine dieser Methoden ist das Risikomanagement. So wie Sie Termine, Ressourcen, Kosten, Aktivitäten, Arbeitspakete und Meilensteine im Projekt planen müssen Sie auch einen Plan für das strukturierte Management der Projektrisiken in petto haben. Folgende 4 Schritte sind dafür immer notwendig:
1. Identifizierung der Risiken
Der erste Schritt ist alle möglichen Risiken im Projekt aufzuspüren und zu identifizieren. Dafür gibt es jede Menge Hilfsmittel: Checklisten, Brainstorming-Methoden, strukturierte Befragungen von Experten, Auswertungen schon abgeschlossener Projekte und der Einsatz von Fragebögen. Der Fokus liegt hier wirklich auf ALLEN Risiken – und mögen sie noch so unwahrscheinlich sein – Sag niemals nie!
2. Bewertung der Risiken
Haben Sie alle Risiken gelistet, ist der nächste Schritt, die Risiken bezüglich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und den möglichen negativen Auswirkungen auf das Projekt zu bewerten. Zur Visualisierung und Bewusstseinsbildung reichen schon einfache Diagramme mit den zwei Achsen „Schadenshöhe bei Risikoeintritt“ und „Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts“. So finden Sie rasch und objektiv heraus, für welche Risiken Sie vorbeugende Maßnahmen zur Minimierung der Eintrittswahrscheinlichkeit entwickeln müssen. Ist dies nicht möglich, geht es darum, die Auswirkungen möglichst gering zu halten bzw. Schadensbegrenzung zu betreiben. Auch das will geplant sein.
3. Maßnahmen zur Risikominimierung und -vermeidung entwickeln
Für die Risiken, bei denen Sie nach der Bewertung feststellen, dass der potenzielle Schaden bei Risikoeintritt aus Projektsicht zu groß ist, müssen Sie Maßnahmen definieren, um die Eintrittswahrscheinlichkeit zu reduzieren und/oder um die Auswirkungen bei Eintritt auf das Projekt abzufedern. Der klassische Plan B - Eventualplan - ist hier meist gefragt. Achtung: Maßnahmen zur Risikominimierung verursachen immer Kosten, die unabhängig davon entstehen, ob das Risiko eintritt oder nicht. Diese Kosten sind vergleichbar mit einer Versicherung. Wenn alles gut geht, hat man die Prämie vergeblich bezahlt, dafür aber sein Ziel erreicht. Die Kosten sparende Alternative ist auf die Versicherung zu verzichten und zu hoffen, dass alles gut geht. Dieser Weg hat bei Risikoeintritt aber schon viele Projekte zu Fall gebracht.
4. Überwachen und Steuern der Risiken
Das wichtigste nach der Identifizierung, Bewertung und Maßnahmendefinition ist es aber, die Projektrisiken laufend zu überwachen. Dies passiert am besten im Rahmen des periodischen Projektcontrollings. Die Projektrisiken müssen regelmäßig überprüft werden, ob sie noch aktuell sind, ob eventuell neue Risiken dazugekommen sind, sowie ob sich die Eintrittswahrscheinlichkeit und der potenzielle Schaden verändert haben. Auch wenn in der Früh kein Wölkchen am Himmel sichtbar ist, kann am Nachmittag immer noch ein Gewitter niedergehen.
Wenn Sie diese 4 Punkte berücksichtigen haben Sie den Grundstein zum aktiven Management Ihrer Projektrisiken gelegt. Haben Sie keine wesentlichen Risiken vergessen oder die vorhandenen nicht völlig falsch eingeschätzt, werden Sie von unliebsamen Überraschungen im Projekt verschont bleiben. Es ist vielleicht unbequem, dauernd den Regenschirm dabei haben zu müssen, aber dafür werden Sie dann nicht nass, wenn der Himmel plötzlich seine Schleusen öffnet.
Es gibt viele Faktoren, um ein Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen. Basis ist immer eine saubere Planung, damit man auftauchende Stolpersteine im Projektverlauf überwinden kann. Doch frei nach Erich Kästner: Auch aus Steinen, die dir in den Weg gelegt wurden, kannst du etwas Schönes bauen. Und so sollten gerade die schwierigen Bereiche in Projekten als willkommene Herausforderung und Chance gesehen werden, neue Erfahrungen zu sammeln und beim nächsten Mal nicht mehr in dieselben Fallen zu tappen. Denn Scheitern ist keine Schande, Liegenbleiben schon.
Autor: domendos consulting