Heute Morgen informierte mich meine Sprechstundenhilfe noch bevor ich in meiner Praxis war, dass bereits ein Projekt auf mich wartete. Doch als ich das Wartezimmer betrat, konnte ich auf den ersten Blick niemanden sehen. Erst beim zweiten Blick, fiel mir auf, dass wieder einmal ein Projektchen meine Hilfe brauchte.
Ich erinnerte mich noch gut an das letzte, das bei mir war. Es war sehr gekränkt, da ich es – wie dieses hier – aufgrund seiner geringen im Wartezimmer beinahe übersehen und nicht in mein Behandlungszimmer gebeten hätte.
Da man aus seinen Fehlern ja lernen soll, beeilte ich mich diesmal, das Projektchen zu begrüßen und ihm den Weg zum Behandlungszimmer zu weisen.
Nachdem es auf den Stuhl vor meinem Schreibtisch geklettert war, nahm ich ihm gegenüber Platz und ermutigte es, zu erzählen, warum es hier war – obwohl ich die Gründe schon kannte.
Wie erwartet beschwerte sich das Projektchen darüber, dass es dauernd übersehen wird und die großen Projekte in seiner Firma viel wichtiger wären und daher auch alle Geldmittel und Mitarbeiter abzögen, bis nichts mehr für das Projektchen übrig blieb. Durch sein dünnes Stimmchen, könnte es sich auch nicht wirklich beim Vorstand bemerkbar machen, obwohl es das schon oft versucht hätte. Es höre ihm einfach niemand zu.
„Nachdem ich jetzt schon ein halbes Jahr im Verzug bin und keine Besserung in Sicht ist, sah ich keine andere Möglichkeit als zu Ihnen zu kommen, Herr Doktor“, meinte es abschließend resigniert.
„Vielleicht haben Sie irgendeine Idee, wie ich meinen Endtermin doch noch halten kann, ich glaube nämlich mittlerweile selbst nicht mal mehr daran, jemals erfolgreich abgeschlossen zu werden.“
Meine Diagnose kannte ich schon, doch um sie noch mal abzusichern, fragte ich das Projektchen: „Was muss denn passieren, damit Sie erfolgreich abgeschlossen sind?“
„Ach, so ganz abgeschlossen bin ich nie, “ antwortete das Projektchen erwartungsgemäß.
„Wenn ich den einen Zyklus durch habe und ich erfolgreich bin, fängt schon wieder der nächste an. Meine Aufgabe ist es, unser neues Corporate Design in all unseren Filialen einzuführen. Das heißt, wenn ich mit einer Filiale fertig bin, kommt schon die nächste dran. Das mache ich wieder und wieder und wieder – wahrscheinlich bis ins Nirwana, wenn das so weitergeht wie jetzt, “ fügte es noch stirnrunzelnd hinzu.
„Können Sie mir helfen?“ fragte es flehend.
„Ich arbeite schon seit 2010 und hab bis Mitte 2011 erst 20 Filialen von 73 geschafft, das kann sich rein rechnerisch gar nicht bis Ende 2012 ausgehen.“
„Denken Sie bitte einmal nach, wo tatsächlich Ihr Problem liegt“, forderte ich es auf.
„Wo bleibt denn Ihre Zeit liegen?“
Das Projekt überlegte.
„Naja, die meiste Zeit geht eigentlich für die regelmäßigen Meetings drauf. Wir setzen uns einmal in der Woche zusammen und schauen, wie weit wir schon sind. Dann aktualisieren wir unsere Projektpläne, überlegen, welche Risiken eintreffen könnten, erweitern die Projektorganisation, wenn noch andere Leute mitarbeiten wollen und vereinbaren, wann wir uns wieder treffen. Sie sehen also, wir sind perfekt aufgesetzt“, ergänzte es stolz.
„Tja, genau da liegt der Haken. Sie sind so perfekt aufgesetzt, dass Sie vor lauter Planen und Pläne adaptieren nicht zum Arbeiten kommen. Sie haben in Ihrer Beschreibung jetzt mit keiner Silbe erwähnt, dass das neue Corporate Design umgesetzt wird.“
Nach einigem Nachdenken blickte mich das Projektchen betroffen an. Der Schock war ihm anzusehen.
„Sie haben völlig recht!“ platzte es heraus.
„Warum hab ich das nicht früher erkannt? Das sind immer diese Zertifizierten, die alles mit Ihren Plänen erschlagen wollen, ich hab von Anfang an gewusst, dass wir diesen Krimskrams nicht brauchen!“
Das Projekt war aufgesprungen und hüpfte mittlerweile aufgebracht am Sessel auf und ab.
„Das stimmt“, gab ich ihm Recht.
„Aber Sie dürfen das nicht so über einen Kamm scheren. Bei großen Projekten sind die Pläne der Zertifizierten, wie Sie sie nennen, durchaus von Nutzen, nicht nur das, ohne Plan würden Projekte ab einer gewissen Komplexität gar nicht mehr zu bewältigen sein. Da Sie jedoch die gleiche Aufgabe mehrmals durchführen, zählen Sie nicht zu den klassischen Projekten. Sie sind in Wahrheit eine Routineaufgabe, der fälschlicherweise das Projektkapperl aufgesetzt wurde.“
Das Projektchen fiel vom Stuhl.
Als es sich wieder aufgerappelt hatte, fragte es japsend: „Ich bin kein Projekt?“
„Nein, Sie sind kein Projekt. Das ist leider Fakt. Aber bitte stürzen Sie jetzt in keine Identitätskrise, Ihre Aufgabe ist nach wie vor wichtig. Und Sie werden sich in Zukunft in Ihrer Arbeit auch um einiges leichter tun, weil die unnötige Anzahl an Meetings wegfällt. Ich bin kein Profi, aber ich würde Ihnen raten, in jeder Filiale, in die Sie kommen zu Beginn ein Art Kick-off-Meeting zu machen, die Arbeit aufzuteilen und dann hin und wieder zu schauen, wie sie vorangeht. Mit der Erfahrung aus Ihren 20 Filialen geht das dann sicher blitzschnell.“
Ich weiß nicht, ob das Projektchen meine Ratschläge gehört hatte, denn es saß noch immer schweigend und mit starrem Blick auf seinem Stuhl. Hier war die Identitätskrise wohl doch nicht mehr zu verhindern.
„Ich kann mir vorstellen, wie Sie sich jetzt fühlen. Aber auch dabei kann ich Ihnen helfen. Ich kenne einen ähnlichen Fall wie Ihren und soviel ich höre, hat dieser Patient eine Selbsthilfegruppe für Routineaufgaben wie Sie gegründet. Dort können Sie sich über Ihre Erfahrungen austauschen und erhalten emotionalen Rückhalt. Meine Assistentin gibt Ihnen dann gerne die Kontaktdaten.“
Noch immer schweigend nickte das Projekt und erhob sich langsam von seinem Stuhl.
„Kopf hoch“, versuchte ich es aufzumuntern.
„Denken Sie an Ihr Team, das immer noch auf Sie wartet. Sie sind jetzt kein Projekt mehr, sondern eine Führungskraft in der Linie! Sie erhalten ab sofort Ihr eigenes Budget und Ihre eigenen Mitarbeiter und müssen nicht mehr mit anderen Projekten oder der Linie darum streiten! Das ist doch auch etwas wert, nicht wahr?“
Diese Aussichten schienen nun doch zu helfen, denn als es sich verabschiedete war ein wenig Glanz in die Augen des Projektchens zurückgekehrt.