Heute früh betrat ein sehr junges Projekt mein Behandlungszimmer. Es konnte noch kein halbes Jahr alt sein. Die meisten Projekte sind in ihren ersten Lebenswochen und -monaten äußerst agil, motiviert und voller Tatendrang. Dieses schlich nach einer gemurmelten Begrüßung zum Stuhl, der vor meinem Schreibtisch stand und ließ sich erschöpft hineinfallen.
„Was ist denn mit Ihnen los? Wie kann ich Ihnen helfen?“ forderte ich das Projekt auf zu erzählen.
„Herr Doktor, man mag es ja kaum glauben, aber mein Kick-off-Meeting ist gerade mal drei Wochen her und ich weiß jetzt schon nicht mehr, wie das alles weiter gehen soll. Niemand will mich oder ist an mir interessiert, ich werde dauernd abgeschoben oder delegiert, bis ich irgendwo in den Tiefen von To-Do-Listen verschwinde. Ich bin doch noch so jung.“
Die Runzeln auf meiner Stirn wurden während der Erklärung des Projektes immer tiefer. Ich hatte es wohl hier nicht mit simplen Erschöpfungszuständen in der Planungsphase, sondern mit einer ausgewachsenen Depression zu tun – und das nach nur drei Wochen Laufzeit. Dies konnte meiner Meinung nach nur eine Ursache haben: Da ist bereits von Anfang an einiges schief gelaufen.
Mein Verdacht bestätigte sich, als ich das Projekt bat, alles von Anfang an zu berichten.
„Aus der Machbarkeitsstudie ging deutlich hervor, dass ich dem Unternehmen eine Menge Geld sparen kann. Auch die Mitarbeiter würden durch mich viel effizienter werden, da ich ihnen viel Arbeit abnehmen bzw. ihre Aktivitäten erleichtern und beschleunigen kann. An der Sinnhaftigkeit meiner Durchführung hat man also nie gezweifelt. In der darauf folgenden Vorprojektphase wurde mein Team zusammengestellt, es wurden Pläne entwickelt und Meilensteine gesetzt. Im Zuge dessen sind wir draufgekommen, dass wir die gesamten Mitarbeiter des Unternehmens brauchen, um erfolgreich zu sein. Wir müssen ja mit ihrer Arbeitsweise und ihren Prozessen vertraut sein, wenn wir sie optimieren wollen.
Also veranstalteten wir ein Kick-off-Meeting mit Buffet und was noch so dazugehört. Alle wichtigen Leute waren da und referierten über meine Wichtigkeit und wie viel besser es nachher allen gehen würde. Wir zeigten den Mitarbeitern die Projektpläne, damit ihnen klar wurde, dass die Zeit knapp ist und wir sie dringend brauchen und erklärten ihnen, was sie zu tun hätten, damit ich zum gewünschten Termin abgeschlossen bin. Dann gab es noch ein gemütliches Beisammensein mit Kaffee und Kuchen, bevor sie nach Hause gingen.“
„Das hört sich ja alles gut an“, beendete ich seinen Monolog.
„Aber wo liegt jetzt das Problem?“
„Die Mitarbeiter im Unternehmen wollen einfach nicht arbeiten! Sie haben keine Zeit, auf Termine zu gehen, sie reden nicht mit uns, sie liefern uns halbfertige oder gar unbrauchbare Ergebnisse, die Kooperation ist gleich NULL. Ich versteh das nicht. Sie wissen doch alle, wie wichtig ich bin.“
„Kommen wir noch einmal auf den Punkt des gemütlichen Beisammenseins nach dem Kick-off-Meeting. War das Beisammensein wirklich so gemütlich?“
„Natürlich! Die Menschen sind beieinander gestanden, haben geplaudert, über ihre zukünftige Situation, dass sie nicht mehr so viel arbeiten müssen, weil ich ja dann da bin, viele brauchen vielleicht gar nicht mehr zu arbeiten…“
Das Projekt hielt inne. Der Schlag, mit dem es die Erkenntnis traf, war deutlich sichtbar.
„Sie haben Angst, dass sie dann nicht mehr gebraucht werden! Sie haben Angst um ihren Job“, platzte es heraus.
„Wie konnte ich das nur übersehen?“
„Das haben Sie ganz richtig erkannt“, stimmte ich ihm zu.
„In den meisten Fällen sind die anfänglichen Gefühle, die einem Projekt entgegengebracht werden Skepsis, Angst vor den Konsequenzen oder schlicht und einfach Angst vor Mehrarbeit. Nach Ihrem Reden haben Sie beim Kick-off zwar über Ihre Wichtigkeit gesprochen, danach die Mitarbeiter jedoch vor vollendete Tatsachen gestellt und sie noch dazu mit jeder Menge Hausaufgaben heimgeschickt. Das, was Sie als gemütliches Beisammensein bezeichneten, war in Wirklichkeit ein Aushecken von Strategien, wie man Ihnen entgehen kann. Das Resultat bekommen Sie jetzt präsentiert. Das Kick-off-Meeting ist marketingtechnisch gesehen das wichtigste Meeting im ganzen Projektverlauf. Dort entscheidet sich innerhalb von Minuten, wie die Leute über Sie reden, ob Sie von Ihnen überzeugt sind, ob sie für Sie arbeiten wollen. Wenn Sie das vergeigt haben, haben Sie eine Riesenberg Arbeit vor sich.“
„Und was soll ich jetzt machen“, fragte das Projekt schluchzend.
„Ich habs vergeigt, kann ich jetzt nichts mehr daran ändern?“
„Mein Rat in solchen Situationen ist immer ein Start- oder Planungsworkshop. Hier kann man Fehler vom Kick-off wieder gut machen. Hier werden die Mitarbeiter ins Boot geholt, Ängste abgebaut und Nutzen transportiert. Dies ist sozusagen die zweite Chance, die Mitarbeiter zu gewinnen. Und gleichzeitig auch die letzte.“
„Naja, dann werd ich das einmal versuchen“, schniefte das Projekt.
„Sie werden sehen, im Workshop erreichen Sie zwar nicht so viele Personen wie im Kick-off-Meeting, aber wenn Sie die richtigen auswählen, herrscht bald positive Stimmung im Unternehmen.“
„Und wie mach ich das am besten?“
„Hmm, die Antwort darauf erfordert leider etwas mehr Zeit, als mir im Moment zur Verfügung steht. Lassen Sie sich doch einen Termin geben und dann erzähle ich Ihnen alle essenziellen Fakten über Planungsworkshops. Und bis dahin, überlegen Sie sich, wer die richtigen Personen sind, die dabei sein sollen“, riet ich dem Projekt noch bevor ich es zur Tür hinaus begleitete.