Volume 6 - Projekt-Urlaub

An diesem Morgen saß ein mir bereits bekanntes Projekt im Wartezimmer. Ich erinnerte mich gut an es, da mir seine Ruhe bereits beim ersten Mal auffiel. Auch diesmal saß es geduldig wartend vor meiner Praxis und hob den Kopf als ich den Raum betrat.
„Guten Morgen! Sie sind aber früh hier!“, begrüßte ich es freundlich und bat es in mein Behandlungszimmer.

„Ich weiß nicht, ob Sie sich noch an mich erinnern…“, begann es vorsichtig.
„Natürlich erinnere ich mich! Ihre Aufgabe war es doch eine unternehmensweite Informationsplattform zu integrieren und die größte Herausforderung bestand darin, die vielen verschiedenen Wünsche und Bedürfnisse der Nutzer unter einen Hut zu bringen. Haben Sie Ihre Medikamente wie empfohlen eingenommen?“
„Ja natürlich, Herr Doktor“, erwiderte das Projekt pflichtbewusst.
„Wir haben jetzt gemeinsam einen Meilensteinplan und einen Projektstrukturplan erstellt. Und es ist auch schon ein wenig besser geworden, zumindest bei den meisten Themen ziehen meine Mitarbeiter an einem Strang und in eine Richtung. Aber ganz so, wie ich mir das vorstelle, ist es trotzdem noch nicht.“

„Wieso das denn?“ fragte ich.
„Was stellen Sie sich denn vor?“
“Nun ja“, antwortete das Projekt.
„Ich hätte gerne, dass meine Mitarbeiter auch eigenständig arbeiten können. Sie fragen ständig mich, wenn etwas unklar ist. Ich hatte seit acht Monaten keinen einzigen Tag frei und kaum Zeit, mich um meine Dinge zu kümmern, da fortwährend jemand mit einer Unklarheit vor meiner Tür steht.“
„Welche Unklarheiten sind das zum Beispiel?“ wollte ich wissen.

„Zum Beispiel, ob ein Arbeitspaket abgeschlossen ist oder nicht. Der Arbeitspaket-Verantwortliche meint ja, derjenige, der mit dem Ergebnis weiterarbeiten muss, ist der Ansicht, dass noch wesentliche Dinge fehlen. Aber man kann ihnen auch keinen Vorwurf machen. Im Projektstrukturplan steht nun mal nur „Pflichtenheft erstellen“ und da interpretiert einfach jeder anders, was da alles drinnen sein muss“, seufzte das Projekt resigniert. Seine alte Frustration war wieder da, das spürte ich genau.
„Mein liebes Projekt, ich habe genau das richtige, um Ihnen zu helfen!“ konnte ich ihm versichern.
„Ja?“ meinte es erfreut.

„Ich muss Ihnen noch ein weiteres Rezept verschreiben. Es verstärkt die Wirkung der Projektplanung noch um ein Vielfaches, vor allem die des Projektstrukturplans. Es nennt sich Arbeitspaketbeschreibung. Ganz ähnlich wie beim Projektstrukturplan gehen Sie auch damit vor: Gemeinsam mit Ihrem Team überlegen Sie für jedes Arbeitspaket, wie lange es dauern soll, wer mitarbeiten soll und was erledigt sein muss, damit es abgenommen werden kann. Wenn Sie fertig sind, gehen Sie alle Arbeitspaketbeschreibungen noch einmal durch und stellen sicher, dass Sie nichts doppelt und nichts vergessen haben und dass zu guter Letzt alle Mitarbeiter erhalten, was sie zum Weiterarbeiten benötigen. Dann sollte jeder wissen, was zu tun ist, und Sie können auch mal auf Urlaub gehen.“

„Urlaub? Das glaube ich erst, wenn ich tatsächlich am Strand liege, Herr Doktor!“ meinte das Projekt skeptisch, aber die Anflüge von Depression auf seinen Zügen waren Tatendrang gewichen.

„Schreiben Sie mir eine Karte!“ meinte ich noch augenzwinkernd als ich es zur Tür begleitete und mich von ihm verabschiedete.