Die Krankengeschichte des Projektes erheben

Aufnahmegespräch

Unter Berücksichtigung neuer externer Gesichtspunkte wird der bisherige Projektverlauf reflektiert. Gewonnene Erkenntnisse über mögliche Entwicklungspotenziale und Chancen fließen in die nächsten Bearbeitungsschritte ein. Bereits laufende Maßnahmen und getroffene Entscheidungen werden erfasst. Gegebenenfalls werden Ad-hoc-Maßnahmen zur Stabilisierung und Erstversorgung im Projekt vorgenommen.

Ziel des ersten Gesprächs mit dem Auftraggeber ist es, das schrittweise Vorgehen zur Projektrettung im Detail festzulegen und dabei eine gemeinsame Sichtweise zu entwickeln. Die einzelnen Teilschritte  werden besprochen und auf die vorhandenen Gegebenheiten im Unternehmen abgestimmt. Rollen und Aufgaben der involvierten Personen werden definiert. Erwartungshaltungen werden wechselseitig abgeklärt. Ebenso wird festgelegt, wer in welchen Prozessschritt aktiv eingebunden ist und wie die Kommunikationswege laufen sollen. Die für die Untersuchung relevanten Projektdokumente werden identifiziert und zur Verfügung gestellt. Zum Abschluss werden genaue Vereinbarungen über die Arbeits- und Zeitstruktur getroffen.
 
 

Patientenbefragung

Am Beginn steht eine Bestandsaufnahme und Standortbestimmung. Es werden die Soft-Facts des Projektes beleuchtet: Kultur und Spannungsfelder, Projekt-umfeld und Einflussgrößen, Schnittstellen und Nervthemen im Projekt, Chancen und Stolpersteine.
Als Instrument für die Informationsgewinnung zum Status Quo dienen Einzel- und Gruppeninterviews. Diese werden persönlich oder telefonisch durchgeführt. Ergänzend werden Projektdokumente erhoben und gesichtet.
 
Die Interviews ermöglichen es, alle Hierarchieebenen im Projekt, sowie wichtige Stakeholder der Organisation mit deren Standpunkten, Wahrnehmungen und Interessen in die Erhebung des Ist-Zustandes einzubinden. Dabei werden deutlich formulierte Botschaften an den Führungskreis ebenso wahrgenommen wie leise Zweifel und unbewusste, verdrängte Ängste und Unsicherheiten. Entscheidend ist, ein möglichst vielfältiges und objektives Bild zu erhalten und neben den offensichtlichen Themen auch die im Verborgenen wirkenden Strömungen und Werte im Projekt zu ermitteln. Ob Einzel- oder Gruppeninterviews oder beide eingesetzt werden, wird mit dem Auftraggeber im Aufnahmegespräch festgelegt. Ebenso der Teilnehmerkreis, der interviewt werden soll. Die Interviews werden offen, strukturiert oder teilstrukturiert geführt. Bei offen geführten Interviews werden nur wenige Fragen im Vorfeld formuliert. Vorteil dabei ist, dass die Interviewteilnehmer von den wenigen Leitfragen zu einer intensiven gemeinsamen Diskussion angeregt werden. So können bisher nicht wahrgenommene Themenstellungen erfasst werden und in die anschließende Bewertung und Analyse einfließen.

Für strukturierte bzw. teilstrukturierte Interviews wird ein Fragenkatalog entwickelt. Dieser basiert auf den bereits erhobenen Informationen aus dem Aufnahmegespräch. Vorteil dieser Methode ist, dass nach einem festen Schema nur Informationen generiert werden, die für die weitere Bearbeitung von Bedeutung sind.

Die Informationsgewinnung durch Interviews ist in den meisten Fällen an sich schon eine nützliche Intervention, da Fragestellungen neue Denkanstöße liefern und es ermöglichen, alte Denkmuster zu überwinden. Sie tragen zu mehr Verständnis und Bewusstsein bei und mobilisieren die Veränderungsbereitschaft im Projekt.

Die Interviewergebnisse bilden die Basis für die Forschung nach den Ursachen der Kursabweichung im Projekt. Alle Aussagen bleiben anonym.

Untersuchung

Um das gewonnene Bild aus den Interviews zu vervollständigen, werden auch die Hard-Facts im Projekt erhoben. Dazu werden essenzielle Projektdokumente und -ergebnisse gesichtet und einem Screening unterzogen. Die Definition, welche Projektdokumente dabei herangezogen werden, erfolgt im Aufnahmegespräch gemeinsam mit dem Auftraggeber. Basis dafür ist eine von domendos zur Verfügung gestellte Checkliste (siehe Kasten rechts). Für jedes Dokument wird auch ein Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen festgelegt.