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Der Projektkommunikationsplan

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Projekte sind Unternehmen auf Zeit. In jedem Unternehmen sind die Kommunikations-, Eskalations- und Informationswege klar geregelt. Dies ist auch in Projekten von großer Wichtigkeit. Der Kommunikationsplan ist das zentrale Dokument um einen geregelten und strukturierten Informationsaustausch über alle Hierarchien in der Projektorganisation sicher zu stellen.

 

Die Problemstellung

Projekte sind Vorhaben, die in den meisten Fällen das gesamte Unternehmen betreffen und an denen zwar vielleicht nicht das gesamte Unternehmen, aber doch einige Abteilungen bzw. Organisationseinheiten aktiv beteiligt sind.

Bereichsübergreifende Kommunikation und Abstimmung ist das Um und Auf in jedem Projekt. Die große Herausforderung besteht darin, Mitarbeitern, die sonst nicht miteinander arbeiten, eine einheitliche Struktur zur Verfügung zu stellen, die eine effiziente Projektabwicklung überhaupt erst ermöglicht.

Doch die Linie sieht solche bereichsübergreifenden Kommunikationsstrukturen im Allgemeinen nicht vor. In den meisten Organisationen ist es eher unüblich, sich über Abteilungsgrenzen hinweg zu setzen und außer in der Kantine oder beim Kaffeeautomaten hat man wenig Kontakt mit Mitarbeitern anderer „Äste“ am Organigramm. Die Kommunikation mit den Projektmitarbeitern aus anderen Sparten muss also regelrecht verordnet werden.

 

Das Ziel

Um die Kommunikation auch abteilungsübergreifend aufrecht zu erhalten werden Projektmeetings institutionalisiert, in denen ausgewählte Projektmitarbeiter in definierten Zeitabständen zusammenkommen.  

Dies geschieht in den meisten Fällen zweiwöchentlich oder monatlich. In diesen Meetings werden der derzeitige Fortschritt, aktuelle Herausforderungen, mögliche Problemstellungen und Schwierigkeiten, sowie deren Lösungsansätze besprochen.

Dadurch sind alle Projektmitarbeiter auf einem gleichen Informationsstand, es erfolgt ein Austausch über die Projektarbeit und die Möglichkeit der gegenseitigen Unterstützung bei aktuellen Problemstellungen – derartig einfaches „miteinander reden“ ist einer der wesentlichsten Bestandteile der Projektarbeit. Falls Sie ein Projekt nicht ins Ziel bringen wollen, ist der sicherste Weg in den Abgrund, die Kommunikation zu unterbinden. Das funktioniert garantiert!

Ziele des Kommunikationsplans

  • Geregelter Austausch von Informationen
  • Optimierung des Informations- & Kommunikationsflusses
  • Schaffung von Transparenz und Klarheit im Projekt
  • Förderung und Steuerung der Kommunikation durch regelmäßige Meetings
  • Planung von Kommunikationsstrukturen:
    - Welche Meetings, Workshops,... gibt es?
    - Wer nimmt daran teil?
    - Was wird dabei besprochen?
    - Wann finden sie statt?
    - Wie oft finden sie statt?

Der Weg zum Ziel

Im Normalfall wird der erste Entwurf des Projektkommunikationsplans auf Basis der Projektorganisation vom Projektleiter erstellt und im Kick-off-Meeting präsentiert. Im anschließenden Start-Workshop wird dieser Entwurf im Projektteam überarbeitet bis der Kommunikationsplan in einer Finalversion vorliegt. Dieser gibt Auskunft über Datum und Uhrzeit, Inhalt und Teilnehmerkreis der Meetings.

Während des gesamten Projektverlaufs wird der Kommunikationsplan auf Gültigkeit und Sinnhaftigkeit überprüft und gegebenenfalls werden Meetings eingefügt, verlängert oder verkürzt, oder überhaupt gestrichen. Denn wenn es sich im Lauf des Projektes zeigt, dass man bei den wöchentlichen Statusmeetings im Prinzip immer dieselben Dinge bespricht, da das Projekt nicht rasch genug voranschreitet um Neuigkeiten zu ergeben, macht es wohl Sinn, die Periodizität der Meetings auf zum Beispiel zwei Wochen zu ändern.

6 Schritte zum Kommunikationsplan

  1. Identifikation notwendiger Meetings, Workshops, etc.
  2. Definition der Ziele und Inhalte
  3. Festlegung der Teilnehmer
  4. Vereinbarung von Periodizität und Terminen
  5. Auswahl des Ortes
  6. Schriftliche Dokumentation und Information an alle Teilnehmer

Exemplarische Elemente eines Kommunikationsplans

Kick off-Meeting:

  • Ausgangssituation/Hintergründe/Motive
  • Ziele, Nicht-Ziele
  • Projektorganisation und -rollen
  • Kommunikationsstrukturen
  • Vorstellung der Projektplanung
  • Abklärung offener Fragen

 

Lenkungsausschuss-Meeting:

  • Strategisches Projektcontrolling
  • Verdichtete Informationen über den aktuellen Projektstatus an die nächst-höhere Instanz
  • Entscheidung zu Themen, die von der Projektleitung nicht allein getroffen werden können


Auftraggeber-Meeting (Auftraggeber und Projektleiter):

  • Strategisches Projektcontrolling
  • Verdichtete Information über den aktuellen Projektstatus
  • Entscheidungen zu Themen, die von der Projektleitung nicht alleine getroffen werden können
  • Ausblick weiteres Vorgehen

 

Statusmeeting (Projektteam) inkl. Statusbericht:

  • Operatives Projektcontrolling
  • Bericht über Arbeitspaket-Fortschritt (mündlich oder schriftlich)
  • Erhebung laufender Aktivitäten und Check offener ToDos
  • Aufzeigen von offenen Punkten und Problemen in der Projektumsetzung
  • Erkennen kritischer Planabweichungen
  • Entwicklung von steuernden Maßnahmen
  • Treffen notwendiger Entscheidungen
  • Ausblick und Klärung nächster Schritt

 

Arbeitsmeeting:

  • Organisation durch die Projektmitarbeiter
  • Bearbeitung der aktuellen inhaltlichen Aufgaben im Projekt

 

Informations-Veranstaltungen:

  • Information nach „außen“ über Projektziele und -fortschritt, aktuelle Herausforderungen, nächste Schritte
  • Betroffene Mitarbeiter ins Boot holen
  • Gleicher Informationsstand im gesamten Unternehmen



Beispiel Projektkommunikationsplan

Die Abbildung des Projektkommunikationsplans erfolgt aus Gründen der Übersichtlichkeit optimalerweise in grafischer Form komprimiert auf wenigen Seiten. Tabellarisch kann er zum Beispiel auch in MS Excel dargestellt werden. Die meiste Information transportieren natürlich beide Darstellungen gemeinsam.

Grafische Darstellung, erstellt mit MS PowerPoint
Grafische Darstellung, erstellt mit MS PowerPoint
Tabellarische Darstellung, erstellt mit MS PowerPoint
Tabellarische Darstellung, erstellt mit MS PowerPoint

Tipps und Tricks aus der Praxis

  • Ohne adäquate Kommunikation ist kein Projekt erfolgreich!
  • Nicht jeder im Projekt benötigt die selbe Menge an Informationen.
  • Gestaltung der Kommunikation auf mehreren Ebenen (z.B. strategische Ebene, operative Ebene, Informationsebene).
  • Ständige Überprüfung des Teilnehmerkreises und der Häufigkeit der Meetings auf ihre Sinnhaftigkeit.
  • Der Kommunikationsplan lebt; Adaptierungen können in jedem Fall vorgenommen werden.

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Autor: Mag. (FH) Bianca Franta 
Arbeitsschwerpunkte: Großprojektmanagement, Projektcontrolling, Projektplanung und -strukturierung, Projektmarketing und -kommunikation

E-Mail: bianca.franta@domendos.com
Tel.:    +43/1/714-55-01
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