Checkliste: Was ist beim Projekt-Kick-Off-Meeting zu beachten?

Das Kick-off-Meeting eines Projektes trägt enorm zum weiteren Projektverlauf bei. Geht es schief, ist es schlecht organisiert oder wird kein Ergebnis erreicht, hat das Projekt schon ein schlechtes Image, bevor es überhaupt richtig gestartet wurde. Damit das nicht passiert, hier eine hilfreiche Checkliste, um nichts zu übersehen.

Vorbereitung des Kick-Off-Meetings

• Festlegung der Ziele des Meetings - was soll alles erreicht werden
• Festlegung der Teilnehmer des Kick-Off-Meetings: Alle schon bekannten Projektbeteiligten sowie potenzielle Projektmitarbeiter; wenn möglich sollen auch der Projektauftraggeber und wichtige Stakeholder des Projektes teilnehmen
• Detaillierte Festlegung der inhaltlichen Themen und Dauer des Meetings
• Erstellung und Aussendung der Agenda mindestens einen Tag vor dem Meeting an alle Teilnehmer
• Einladung erfolgt durch den Projektleiter
• Reservierung eines Meeting-Raumes in ausreichender Größe und Beschaffung von benötigtem Equipment (Beamer, Flip, Pinwände, etc.)
• Vorbereitung von Unterlagen, die Auskunft über das Projekt geben
• Optional:
• Vorbereitung von Namenskärtchen (macht Sinn, wenn sich die meisten Teilnehmer noch nicht kennen)
• Klärung wie die Ergebnissicherung des Kick-Off-Meetings erfolgen soll und wer dafür verantwortlich ist

Eröffnung des Kick-Off-Meetings

• Begrüßung durch den Projektleiter
• Vorstellung der Agenda
• Optional: Kurze Einleitung zum Projekt durch den Projektauftraggeber bzw. wichtige Stakeholder des Projektes – dadurch wird die Wichtigkeit des Projektes noch unterstrichen

Vorstellungsrunde

• Vorstellung des Projektleiters, seines beruflichen Hintergrundes und warum er als Projektleiter ernannt wurde.
• Kurze Vorstellung der Teilnehmer; jeder Teilnehmer stellt sich selbst vor
• Optional:Gezielte Erhebung von Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünschen im Projekt; dies soll sich auf Informationssammlung beschränken, es soll keine Diskussion entstehen; Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünsche werden ernst genommen und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet

Inhaltliches zum Projekt

• Strukturierte Information über die Projektentstehungsgeschichte - was bisher geschah
• Vorstellung der (strategischen) Zielsetzung des Projektes
• Darstellung des Projektnutzens - was wird nachher besser sein? Warum wollen wir das erreichen?
• Information über schon vorhandene für das Projekt relevante Ergebnisse aus der Vorprojektphase sowie Rahmenbedingungen; hier kann mit den Teilnehmern auch abgeklärt werden, ob es darüber hinaus noch essenzielle Ergebnisse bzw. Dokumente gibt

Organisation und Projektstruktur

• Vorstellung schon vorhandener Projektpläne, wenn möglich, zumindest aber einer Projekt-Roadmap:
  - Grobe Projektphasen
  - Inhaltiche Aktivitäten
  - Termine und Meilensteine
  - Projektstart und -ende
• Vorstellung der Projektorganisation (Erstentwurf):
  - Wer arbeitet voraussichtlich mit
  - Wer ist in welcher Funktion/Rolle im Projektteam
  - Worin bestehen die Aufgaben und Verantwortungen
• Vorstellung, wie die Kommunikation im Projekt stattfinden soll (Kommunikationsplan):
  - Welche Meetings sind geplant, wer nimmt daran teil, was soll dort passieren, Dauer und Frequenz der Meetings
  - Zumindest die ersten Termine sollen schon fix vorgegeben sein bzw. sofort fix vereinbart werden
  - Vereinbarung der Zusammenarbeit
• Vorstellung der wichtigsten Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt durch den Projektleiter und gemeinsame Festlegung der weiteren Zusammenarbeit:
  - Vertretungen
  - Projektablage (Papier, elektronisch) und Versionierung
  - Meetings (Wer lädt ein, Agenda, Rauchen, Pausen, Pünktlichkeit, etc.)
  - Protokoll (wann notwendig, wer erstellt es, etc.)
  - Berichtswesen
  - Was wird bewusst nicht geregelt und liegt in der Eigenverantwortung
  - ……

Optional: Stimmungsbild zum Projekt

• (dafür muss genügend Zeit sein)
• Erhebung von Informationen und Gerüchten, die eventuell bereits über das Projekt kursieren
  - Auch der Projektleiter selbst kann Gerüchte offen ansprechen, dies transportiert Sicherheit des Projektleiters
  - durch gezielte Information durch den Projektleiter können Gerüchte gleich zu Beginn aus der Welt geschafft werden

Nächste Schritte

• Information über die geplanten nächsten Schritte im Projekt
  - Nächste Meetings / Workshops
  - Notwendige Vorbereitungen
  - Abstimmungen
• Vergabe erster Aufgaben an das Projektteam
• Konkrete Vereinbarung wer für die Erledigung der definierten Aufgaben bis wann verantwortlich ist
• Information, wie die Teilnehmer des Meetings die Informationen / Ergebnisse des Meetings erhalten (z.B.: Protokoll)