In jedem Projekt prallen unterschiedliche Sichtweisen und Standpunkten aufeinander. Es ist wichtig, dass Sie als Projektleiter die treibenden (helfenden, fördernden) und hemmenden (hindernden, blockierenden) Kräfte kennen, die auf Ihr Projekt einwirken. Insbesondere, wenn es sich um wichtige Meinungsbildner und Entscheidungsträger handelt, die im Hintergrund die Fäden ziehen. Mit Hilfe der Kraftfeldanalyse können Sie sich diese unsichtbaren Einflüsse und Kräfte bewusst machen, um sie in weiterer Folge aktiv und im Interesse des Projektes zu steuern.
Es gibt unterschiedliche Ausgangssituationen, wo die „Kraftfeldanalyse“ einen wichtigen Dienst für eine erfolgreiche Projektumsetzung leisten kann. Am häufigsten wird sie angewandt, wenn sich das Projekt gerade in der Startphase befindet, oder eine entscheidende Veränderung im Projekt bevorsteht. So gehen Sie bei der Erarbeitung der Kraftfeldanalyse ziel-gerichtet vor:
1. Legen Sie den Personenkreis fest, der Sie bei der Analyse der Einflussfaktoren unterstützen soll
Wenig empfehlenswert ist die Durchführung der Kraftfeldanalyse durch nur eine Person, da dabei die unterschiedlichen Erfahrungen und Sichtweisen des Projektteams fehlen und eine Diskussion darüber nicht möglich ist. Ideal ist die Durchführung der Analyse mit bewusst selektierten Mitarbeitern aus dem Projektteam, die mit den Umfeldern des Projektes schon gut vertraut sind.
2. Erstellen Sie ein Koordinatensystem
Um die Machtverhältnisse in Relation zur Einstellung zu den Projektzielen abbilden zu können, brauchen Sie ein Koordinatensystem mit vier Quadraten (-5 bis +5 auf der x- und y-Achse). Durch die visualisierte Darstellung ist gut erkennbar, wer bzw. welcher Machtfaktor auf das Projekt positiven bzw. negativen Einfluss nimmt.
3. Identifizieren Sie alle relevanter Einflussfaktoren
Identifizieren Sie gemeinsam im Team alle für das Projekt relevanten Personen, Perso-nengruppen, Organisationen, Unternehmen, etc., die Einfluss auf das Projekt haben bzw. nehmen können und sammeln Sie diese auf einer Liste, auf Kärtchen, etc. Dies ist ein kreativer Teamprozess, dem Sie ausreichend Zeit widmen müssen. Eine Strukturierung ist bei diesem Schritt noch nicht notwendig.
4. Positionieren Sie die identifizierten Einflussfaktoren im Koordinatensystem und nehmen Sie eine Bewertung vor
Wenn alle Einflussfaktoren identifiziert sind, wird je Einflussfaktor das Machtverhältnis zum Projekt (weniger Macht bzw. viel Macht) und der Einfluss auf das Projekt (un-terstützt bzw. bremst) abgeschätzt und im Koordinatensystem auf der x- und y-Achse eingetragen. Dabei sollen die Gründe für die Anschauung ausreichend diskutiert und un-terschiedliche Positionen ausgetauscht werden. Wichtig ist hier, dass alle Teilnehmer offen ihre Meinung einbringen.
Folgende Positionierungen können sich ergeben:
- Quadrant 1: Unterstützung bis volle Unterstützung für das Projekt; keine Macht bis wenig Macht
- Quadrant 2: Unterstützung bis volle Unterstützung für das Projekt; viel Macht bis sehr viel Macht
- Quadrant 3: Ablehnung bis totale Ablehnung des Projekts; Macht bis wenig Macht
- Quadrant 4: Ablehnung bis totale Ablehnung des Projekts; Macht bis sehr viel Macht
5. Erarbeiten Sie steuernde Maßnahmen
Wenn alle Einflussfaktoren im Kraftfelddiagramm positioniert und diskutiert wurden, haben Sie einen wesentlichen Schritt gesetzt. Sie wissen jetzt sehr genau, wer welche Einstellung zum Projekt und welche Möglichkeiten der Einflussnahme hat. Im nächsten Schritt geht es an die Auswertung. Überlegen Sie im Team je Quadrant, worin adäquate Maßnahmen zur Steuerung der Kraftfelder bestehen könnten.
Quadrant 1:
Im 1. Quadranten haben Sie viele Unterstützer mit wenig Macht und Einfluss. Diese Mitarbeiter sind wichtig für Ihr Projekt, da Sie wahrscheinlich operativ mitarbeiten. Kümmern Sie sich um diese Personen insofern, indem Sie darauf achten, dass die Rahmenbedingungen für die Projektarbeit stimmen und die Personen auch zeitnah mit für sie relevanten Informationen aus dem Projekt versorgt werden.
Quadrant 2:
Der 2. Quadrant ist aus Projektsicht der wichtigste. Hier haben Sie alle Personen(-gruppen), die dem Projekt wohlwollend gegenüberstehen. Darüber hinaus besitzen alle Personen im 2. Quadranten Macht und Einfluss. Von diesen Personen können Sie viel hilfreiche Unterstützung im Projekt erwarten. Versuchen Sie diese Zielgruppe intensiv und proaktiv in das Projektgeschehen einzubinden. Je mehr desto besser. Es kann nur gut für das Projekt sein.
Quadrant 3:
In diesem Quadranten sind jene Mitarbeiter, die dem Projekt wenig abgewinnen können und eher eine negative Haltung gegenüber dem Projekt haben. Sie sind allerdings unkritisch fürs Projekt, da Sie wenig bis kaum Macht besitzen und daher keinen direkten Einfluss nehmen können. Aber Achtung! Jedes Unternehmen lebt von den Netzwerken, die sich neben der Auf- und Ablauforganisation gebildet bilden. Der indirekte Einfluss über Zweite oder Dritte darf nicht unterschätzt werden. Hier ist es also sinnvoll zu analysieren, ob diese Personen evtl. „Einflüsterer“ von wichtigen und mächtigen Personen sind.
Quadrant 4:
Der 4. Quadrant kann für Ihr Projekt mitunter sehr kritisch werden. Hier tummeln sich Meinungsbildner, Stakeholder und Führungskräfte, die über die Projekt-realisierung wenig bis gar nicht erfreut sind und aufgrund ihrer Macht kräftige Inter-ventionen – direkt oder indirekt - führen können.
Lassen Sie sich mit diesen Personen auf keinem Fall auf eine direkte Konfrontation ein. Derartige Machtspiele können Sie nicht gewinnen. Überlegen Sie, wie Sie eventuell aus neutraler Position vermitteln können. Eine bewährte Variante ist es auch, sich tatkräftige Unterstützung von den Führungskräften aus dem 2. Quadranten (positiv zum Projekt eingestellt und mit Macht) zu holen. Dadurch kann meist, zumindest machtmäßig, ein Ausgleich hergestellt werden, der die negative Energie der Projektgegner neutrali-
siert.
Gibt es hier Personen(-gruppen) die mehr Macht als die Befürworter Ihres Projektes haben, dann sollten Sie dies auf jeden Fall mit Ihrem Projektauftraggeber besprechen. Für eine erfolgreiche Projektarbeit sind das denkbar schlechte Voraussetzungen. In jedem Fall sollten Sie versuchen, Maßnahmen zu finden, um den möglichen negativen Einflüssen etwas entgegen zu setzen.
6. Setzen Sie die entwickelten Maßnahmen um
Es genügt nicht, die auf das Projekt einwirkenden Kräfte sichtbar zu machen. Vielmehr ist es wichtig, aus dem gewonnen Bild die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen und konkrete Maßnahmen abzuleiten, die im Projekt auch umgesetzt werden. Aufgrund der intensiven Diskussion und Analyse liegen dem Projektteam viele gewonnene Erkenntnisse vor, die in weiterer Folge auch konkret umgesetzt werden müssen.
7. Controllen Sie die Kraftfeldanalyse
Die Durchführung der Analyse der Einflussfaktoren ist zum Zeitpunkt der Durchführung eine Momentaufnahme. Mit fortlaufender Projektlaufzeit kann sich die vorgenommene Bewertung ändern. Es ist sinnvoll, im Zuge des Projektcontrollings hin und wieder die „Kraftfeldanalyse“ zur Hand zu nehmen und die Bewertung und Einschätzung von „damals“ überprüfen. Am besten mit den Personen, die auch bei der Erarbeitung dabei waren. Mitunter ergeben sich daraus neue Erkenntnisse, da Machtverschiebungen in Unternehmen ja nicht selten vorkommen.